Liquiditätsplanung: Welche Software passt zu Ihrem Betrieb?

Welche Arbeit soll die Software übernehmen?

Zählen Sie Konten, Gesellschaften, Buchhaltungssysteme und Personen. Notieren Sie, wie oft Sie heute Bankstände und offene Rechnungen übertragen. Ein Betrieb mit einem Konto und wenigen Zahlungen benötigt eine andere Lösung als eine Gruppe mit mehreren Datenquellen.

Trennen Sie Bankübersicht, Planung und Zahlungsausführung. Ein aktueller Kontostand sagt wenig über nächste Woche aus. Ein Planungswerkzeug muss nicht gleichzeitig Überweisungen auslösen. Vergleichen Sie diese Leistungen und die dafür erforderlichen Zugriffsrechte getrennt.

Zuerst mit der Excel-Vorlage planen

Zwei Anbieteransätze konkret prüfen

COMMITLY beschreibt die Verknüpfung von Bank- und Buchhaltungsdaten mit Liquiditätsvorschau, Szenarien und Plan-Ist-Vergleich. Agicap stellt Bank- und ERP-Anbindungen als Teil seines Angebots vor. Diese Herstellerangaben sind Ansatzpunkte für eine Prüfung und keine Zusage, dass Ihre konkrete Bank, Schnittstelle oder Gesellschaftsstruktur vollständig unterstützt wird.

Lassen Sie sich für beide Richtungen eine Bestätigung Ihrer Datenquellen und des gewünschten Leistungsumfangs geben. Wir setzen hier keinen unbestätigten Einstiegspreis an. Ein Angebot muss Konten, Firmen, Personen, Einführung und nötige Zusatzmodule ausdrücklich enthalten.

Bankdaten und offene Posten dürfen sich nicht verdoppeln

Eine offene Rechnung beschreibt eine erwartete Zahlung. Nach dem Bankeingang muss sie aus der offenen Vorschau verschwinden oder passend abgeglichen werden. Sonst zeigt der Plan sowohl den höheren Kontostand als auch den noch erwarteten Eingang. Fragen Sie nach dem Abgleich und nach dem Umgang mit Teilzahlungen.

Prüfen Sie außerdem Rücklastschriften, verspätete Bankimporte, mehrere Währungen und Überträge zwischen eigenen Konten. Entscheidend ist nicht die Zahl beworbener Anbindungen, sondern ob Ihr Datenfall nachvollziehbar verarbeitet wird. Halten Sie den letzten Aktualisierungsstand sichtbar fest.

Ein Abnahmefall mit vier Veränderungen

Starten Sie mit einem abgestimmten Anfangsbestand. Importieren Sie eine noch offene Kundenrechnung, verschieben Sie den erwarteten Zahlungstermin, erfassen Sie eine Teilzahlung und buchen Sie eine Übertragung zwischen zwei eigenen Konten. Prüfen Sie nach jedem Schritt die betroffenen Einzelpläne und den Gesamtbestand.

Ein angenommener Eingang von 4.000 Euro wird zunächst im ersten Monat erwartet und später um einen Monat verschoben. Der erste Monatsendbestand muss um 4.000 Euro sinken; der spätere Monat muss den Eingang genau einmal enthalten. Derselbe Fall lässt sich in unserer Vorlage nachvollziehen. Er ersetzt keinen vollständigen eigenen Softwaretest.

Angebot, Rechte und Ausstieg gemeinsam entscheiden

Legen Sie fest, wer Quellen verbindet, Annahmen ändert, Freigaben erteilt und Berichte liest. Für mehrere Firmen muss der Zugriff getrennt bleiben. Vereinbaren Sie, wer eine unterbrochene Verbindung bemerkt und wer fehlende Daten nachpflegt.

Fordern Sie einen Export des Plans einschließlich seiner Annahmen und eine Beschreibung des Datenzugriffs nach Kündigung an. Ein günstiger Tarif ist wenig hilfreich, wenn nur ein Bild der fertigen Kurve ausgegeben werden kann. Nutzen Sie vor Abschluss eine Checkliste mit offenen Punkten und benennen Sie eine verantwortliche Person je Punkt.

Mehrere Firmen und Rechte sauber trennen

Bank und Buchhaltung verbinden