Buchhaltungssoftware für mehrere Firmen: Mandanten trennen

Zuerst die Einheiten klären, dann das Programm

Zwei Marken, zwei Tätigkeiten und zwei Gesellschaften sind unterschiedliche Ausgangslagen. Lassen Sie die buchhalterische und steuerliche Zuordnung zuerst klären. Aus einer gemeinsamen Geschäftsführung folgt keine gemeinsame Rechnungsausstellung. Aus einer separaten Kostenstelle folgt umgekehrt noch keine neue rechtliche Einheit.

Schreiben Sie je Einheit Rechnungssteller, Bankkonten, zuständige Personen und den benötigten Abschluss auf. Legen Sie daneben fest, welche gemeinsame Managementauswertung Sie wünschen. Ein Überblick über verfügbare Mittel darf die Einzelbestände nicht vermischen.

Getrennte Accounts und Mandanten sind verschiedene Modelle

Lexware Office sieht laut Hilfezentrum einen Account je Firma oder Gewerbe vor. Separate Accounts benötigen eigene E-Mail-Adressen; eine automatische spätere Zusammenführung ist dort nicht vorgesehen. Papierkram beschreibt ebenfalls voneinander getrennte Unternehmensinstanzen. Ein zentraler Kanzleizugang ist deshalb nicht automatisch eine gemeinsame Datenbank für Ihre Firmen.

Vergleichen Sie daneben Systeme, die getrennte Firmenbestände innerhalb ihres Lizenzmodells anbieten. Lassen Sie sich die zulässige Anzahl, getrennte Nummernkreise, Berechtigungen und Exporte schriftlich nennen. Die Bezeichnung „Team“ beantwortet diese Fragen nicht.

Vier Rechte, die Sie getrennt ausprobieren sollten

Ein Sachbearbeiter soll nur Belege der zugewiesenen Firma sehen. Eine Geschäftsführung benötigt möglicherweise beide Firmen. Die Steuerberatung soll die vereinbarten Exporte erhalten. Eine ausscheidende Person muss den Zugang verlieren, ohne dass die Dokumente verschwinden. Prüfen Sie diese vier Fälle mit vorgesehenen Rollen statt mit einem gemeinsam genutzten Passwort.

Kontrollieren Sie nach jedem Firmenwechsel die sichtbare Absenderadresse und Kontoverbindung einer Rechnung. Ähnliche Firmennamen und Logos sind eine Fehlerquelle. Ein gut erkennbarer Unternehmenskontext ist im Alltag wichtiger als ein besonders schneller Wechselknopf.

So rechnen Sie Kosten je Firma und insgesamt

Multiplizieren Sie nicht vorschnell nur den günstigsten Grundtarif. Jede Firma kann andere Mengen, Personen und Funktionen benötigen. Erfassen Sie laufende Lizenzen, zusätzliche Zugänge, Einführung und Exporte je Bestand. Gemeinsame Schulung oder Betreuung rechnen Sie nur einmal, wenn sie wirklich für beide gilt.

Bei zwei angenommenen Accounts zu jeweils 20 Euro netto monatlich entstehen 480 Euro netto pro Jahr. Zwei zusätzliche Nutzer zu jeweils 5 Euro monatlich erhöhen den Jahresbetrag um 120 Euro. Das Beispiel ergibt 600 Euro netto und enthält keine Anbieterpreise. Eine gemeinsame Lizenz muss gegen genau denselben Funktionsumfang antreten.

Gemeinsame Auswertung ohne vermischte Belege

Übertragen Sie für eine Übersicht nur die benötigten Summen mit einem eindeutigen Stichtag. Zahlungen zwischen den Firmen dürfen im Gesamtblick nicht unbemerkt als externer Zufluss erscheinen. Ob und wie steuerliche Angaben zusammenzuführen sind, klären Sie unabhängig von der Softwarebedienung.

Vor dem Wechsel exportieren Sie jede Firma einzeln, öffnen eine Rechnung, einen Beleg und eine Buchungsdatei und prüfen die Zuordnung. Eine gemeinsame Sicherung ist nur brauchbar, wenn die benötigten Bestände auch einzeln wiederhergestellt werden können.

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