Qonto oder Finom für eine frisch gegründete UG?

Wir gründen gerade eine UG für eine kleine B2B-SaaS-Idee. Am Anfang sind wir zwei Personen, später wahrscheinlich drei bis vier.

Ich schwanke zwischen Qonto und Finom. Finom wirkt günstiger und die Rechnungsfunktionen klingen praktisch. Qonto sieht für Teamrechte und Unterkonten strukturierter aus.

Wichtig: deutsche IBAN, Karten für Software-Abos, Export für den Steuerberater und möglichst wenig Belegchaos. Hat jemand Erfahrung kurz vor oder nach Handelsregistereintrag?

Kurzfassung: Wenn ihr wirklich UG macht und nicht nur Freelancer-Setup, würde ich Qonto nehmen.

Finom ist nett, aber ich fand Qonto bei Gesellschaftern, Rollen und Unterkonten klarer. Das ist am Anfang langweilig, spart aber später Rückfragen.

Aus Steuerberater-Sicht ist die erste Frage nicht Qonto vs Finom, sondern: Welche Buchhaltung nutzt ihr und wer lädt Belege hoch?

Wenn der Steuerberater DATEV erwartet, muss der Ablauf insgesamt stimmen. Kontoanbieter, Ausgangsrechnungen, Belege und Buchhaltung sollten zusammenpassen. Sonst habt ihr zwar ein günstiges Konto, aber am Monatsende manuelle Nacharbeit.

Meine Bitte an Mandanten ist meistens: Baut einen Beispielmonat. Zehn Eingangsrechnungen, drei Kartenumsätze, zwei Ausgangsrechnungen, eine Erstattung. Dann sieht man sehr schnell, wo es klemmt.

Welche Buchhaltung nutzt ihr und wer lädt Belege hoch?

Vermutlich Lexware Office, weil unser Steuerberater das schon kennt.

Belege würden am Anfang ich und mein Mitgründer hochladen. Genau davor habe ich etwas Respekt: Am Anfang macht man es sauber, nach zwei Monaten liegen dann doch Rechnungen in Slack, Gmail und Downloads.

Wir sind mit Finom gestartet. Nicht perfekt, aber ehrlich gesagt: Für die ersten Monate war es völlig okay. Zwei Gründer, wenige Buchungen, ein paar Rechnungen. Das ging schnell.

Was genervt hat, war nicht Finom allein, sondern unser eigener Prozess. Keine feste Regel, wer welchen Beleg hochlädt. Keine saubere Trennung zwischen Ads, Hosting und sonstigen Tools. Das fällt dir nicht in Woche eins auf, sondern wenn der Steuerberater zum dritten Mal nach einem Stripe-Beleg fragt.

Nach sechs Monaten sind wir zu Qonto gewechselt, weil Unterkonten und Rollen wichtiger wurden. Der Wechsel war machbar, aber ich würde ihn nicht freiwillig in einer stressigen Produktphase machen.

Ich würde nicht automatisch Qonto nehmen, nur weil es erwachsener wirkt.

Wenn Cash knapp ist und ihr wenig Transaktionen habt, kann Finom absolut reichen. Die meisten Startups optimieren am Anfang zu früh für Teamprozesse, die sie noch gar nicht haben.

Die meisten Startups optimieren am Anfang zu früh für Teamprozesse, die sie noch gar nicht haben.

Stimmt teilweise. Aber bei UG/GmbH ist "Teamprozess" nicht nur Luxus. Wenn beide Gründer Karten haben, Zahlungen freigeben und Tools buchen, ist Rollenlogik ziemlich schnell real.

Ich würde es nicht an zehn Euro Unterschied festmachen.

Ich bin hier eher bei Jan.

Bei kleinen Teams unterschätzt man Kartenlogik massiv. Erst zahlt eine Person alles. Dann kommen Ads, Hosting, Analytics, GitHub, Notion, OpenAI/API-Kosten, Reisekosten, vielleicht Freelancer. Danach weiß niemand mehr, welche Karte wo hängt.

Ich würde vor der Kontoentscheidung einmal eine simple Matrix machen: Gründer A darf zahlen bis X, Gründer B darf zahlen bis Y, Ads extra, Hosting extra, Steuerberater bekommt Zugriff bis Datum Z. Wenn ein Anbieter diese Matrix sauberer abbildet, wäre das für mich der Gewinner.

Kleine Ergänzung zu Lexware Office: Es ist angenehm, wenn die Belegdisziplin stimmt. Wenn nicht, ist auch Lexware kein Zauberstab.

Macht euch einen festen Monatsabschluss-Termin. 20 Minuten reichen am Anfang. Konto abgleichen, fehlende Belege nachziehen, offene Ausgangsrechnungen prüfen. Das ist wichtiger als die Frage, ob die Kontogebühr ein paar Euro höher oder niedriger ist.

Okay, verstanden. Dann ist mein eigentlicher Vergleich nicht "welcher Anbieter ist billiger", sondern "welcher Anbieter verhindert bei uns Chaos".

Wir haben geplante Kosten für Ads, Hosting, drei SaaS-Tools, Steuerberater, Notar/Gründung und später vielleicht Freelancer. Würdet ihr dafür direkt Unterkonten anlegen oder reicht Tagging/Kategorien?

Würdet ihr dafür direkt Unterkonten anlegen oder reicht Tagging/Kategorien?

Nicht für alles Unterkonten. Das wird sonst schnell pseudo-ordentlich.

Ich würde Unterkonten nur für echte Geldtöpfe nehmen: Steuerrücklage, operative Reserve, vielleicht Ads-Budget. Für "GitHub vs Notion vs Hosting" reichen Kategorien oder Kostenstellen.

Mein Setup wäre: Qonto oder Finom, egal, aber feste Regeln: Jede Kartenzahlung braucht sofort einen Beleg. Jede Rechnung bekommt eine Kategorie. Jeden Freitag zehn Minuten Check. Klingt banal, rettet dir aber den Monatsabschluss.

Da gehe ich mit. Unterkonten für echte Budgets, Tags für Details.

Und fairerweise: Wenn ihr den Qonto-Mehrwert wirklich nutzt, ist der Preisunterschied nicht das Problem. Wenn ihr aber nur ein Konto plus eine Karte braucht, würde ich weiter Finom testen.

Noch ein Punkt: Fragt euren Steuerberater nicht nur "geht Qonto/Finom?", sondern konkret: "Wie sollen wir Belege, Ausgangsrechnungen und Bankumsätze liefern?"

Dann bekommt ihr meistens eine verwertbare Antwort. Viele sagen sonst nur "DATEV wäre gut" und alle nicken, ohne den eigentlichen Prozess festzulegen.

Dann ist mein eigentlicher Vergleich nicht "welcher Anbieter ist billiger", sondern "welcher Anbieter verhindert bei uns Chaos".

Danke euch. Genau so formuliere ich es jetzt intern.

Wir testen Qonto mit einem Beispielmonat und fragen den Steuerberater konkret nach Übergabeformat und Belegprozess. Finom bleibt als günstigere Alternative auf der Liste, aber nicht mehr nur wegen des Preises.

Guter Plan. Und schreibt die Belegregel wirklich irgendwo hin, nicht nur "machen wir dann schon".

Das ist der Satz, der später Geld kostet. :)